KVKK ve Evrak Güvenliği: Dosyalarınızı Nasıl Korumalısınız?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK), şirketlere ve kurumlara sadece dijital verileri değil, fiziksel ortamda bulunan kişisel verileri de koruma zorunluluğu getirmektedir. Masanın üzerinde unutulan bir özlük dosyası veya kilitlenmemiş bir dolaptaki müşteri sözleşmesi, şirketiniz için ciddi para cezalarına neden olabilir.

Fiziksel Güvenlik ve İdari Tedbirler

KVKK Kurulu'nun yayınladığı "Kişisel Veri Güvenliği Rehberi"nde, veri güvenliğine ilişkin alınması gereken idari ve teknik tedbirler açıkça belirtilmiştir. Fiziksel ortamdaki veriler için şunlar vurgulanmaktadır:

1. Kilitli Dolap ve Kasa Zorunluluğu

Kişisel veri içeren evraklar (kimlik fotokopileri, sağlık raporları, maaş bordroları, müşteri bilgileri vb.), herkesin erişebileceği açık raflarda veya masalarda bırakılmamalıdır. Bu evraklar kullanılmadığı zamanlarda mutlaka kilitli dolaplarda veya yangına/hırsızlığa dayanıklı çelik ofis kasalarında saklanmalıdır.

2. Yetki Matrisi ve Erişim Kontrolü

Her çalışan her dosyaya erişememelidir. Örneğin, İnsan Kaynakları'nın tuttuğu personel sağlık verilerine sadece yetkili İK personeli erişebilmelidir. Bu erişimi kısıtlamanın fiziksel yolu, departmanlara özel kilitli kasalar kullanmak ve kasanın şifresini/anahtarını sadece yetkili kişilerle paylaşmaktır.

3. Temiz Masa Prensibi (Clean Desk Policy)

Çalışanlar mesai bitiminde veya masadan uzun süreli ayrıldıklarında, üzerindeki hassas evrakları mutlaka kilit altına almalıdır. Bu kültürün oluşması, veri sızıntısını büyük ölçüde engeller.

Ofis Tipi Kasaların Önemi

Sıradan bir metal dosya dolabı, basit bir tornavidayla dakikalar içinde açılabilir. KVKK kapsamında "yeterli önlem" almış sayılmak için, caydırıcılığı yüksek, sertifikalı ofis kasaları tercih edilmelidir.

• Yangına Dayanıklılık: Veri güvenliği sadece gizliliği değil, verinin "erişilebilirliğini" de kapsar. Bir yangın durumunda personel dosyalarının yanıp kül olması, veriye erişimi imkansız kılar ve KVKK ihlali sayılabilir. Bu yüzden ofis kasalarının yangın sertifikalı olması büyük avantajdır.
• Elektronik Şifreleme: Şifreli kasalar, kimin ne zaman kasayı açtığını (bazı modellerde) kaydedebilir ve anahtar kaybetme riskini ortadan kaldırır.
• Düzenli Arşivleme: Klasör (A4) boyutlarına uygun raflı iç dizayn, evrakların düzenli ve güvenli saklanmasını kolaylaştırır.